飲食店の在庫管理をエクセルで手軽に効率化する方法

食材が余ったり、在庫切れでメニューを止めたり…。日々の”もったいない”が積み重なり、利益を圧迫していませんか？

とくに複数店舗を運営していると、発注タイミングや在庫の見える化が難しいですよね。食材ロスや発注ミスによる損失が、意外と大きくなってしまうこともあります。

そこでおすすめしたいのが、エクセルを活用した在庫管理。特別なツールを導入しなくてもすぐに始められます。

本記事では、飲食店向けにエクセルで在庫管理を効率化する方法を、テンプレートや実践例も交えながら紹介していきます。

飲食店における在庫管理の重要性

飲食店の経営において、在庫管理は利益を左右する大切な要素です。適切な在庫管理をすることでコストを減らし、お客様の満足度向上を同時に実現できます。

順に見ていきましょう。

コスト管理と利益確保

飲食店経営において在庫管理は、まさに利益を守る最後の砦。仕入れた食材が無駄なく使われていれば、それだけでコストは抑えられて、利益率も向上します。

ただ現場では、仕入れと消費のバランスを正確に把握するのが難しいもの。

「まだあると思っていたのに、いざ使おうとしたらない」「逆に在庫が思った以上に余って結局廃棄」なんてミスが起こりがちです。

しかし、エクセルを使えば在庫の見える化ができます。使った量や残量の把握、発注判断の精度が格段に上がります。

結果、過剰発注や品切れによる機会損失を防ぎ、粗利の安定につながっていくわけです。

品質維持と顧客満足の向上

在庫管理は、単なる数字の管理ではありません。品質の維持やお客様の満足度にも直結する、大切な業務です。

食材の鮮度管理ができていないと、料理の質が落ちてしまったり、最悪の場合は食中毒リスクを招いてしまったりする可能性も。そうなるとリピーターを獲得するどころか、店舗の信用問題にまで発展しかねません。

鮮度の高い食材をいつでも安定して提供することが、お客様の満足度につながります。

飲食店の在庫管理にエクセルを活用する2つのメリット

在庫管理を見直す際、手軽に始められてコストも抑えられる「エクセル」を活用する飲食店オーナーさんが増えています。ここでは、エクセルを使う2つの大きなメリットを紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

1. コスト削減につながる

在庫の過不足は、経営に直接響いてきますよね。

しかし、エクセルで在庫を見える化すれば、発注のタイミングや量を数値で確実に判断できます。そのため、”なんとなく発注”によるロスや廃棄を大幅にカットできるのです。

2. 自動計算で効率化

エクセルの一番の強みは、「関数による自動計算」です。在庫の増減や発注数の算出など、普通だったら面倒な処理も楽々！

人手不足が続く飲食業界において、スタッフの誰でも使いやすいツールが求められています。その点でエクセルは、本当に心強い味方になってくれるでしょう。

飲食店における在庫管理表のタイプ・テンプレートの選び方

飲食店の在庫管理表にはいろんな形式があることをご存じですか？店舗の規模や業態に合わせて最適なタイプを選ぶことが、効果的な運用の決め手になってきます。

順に解説します。

単票タイプ・在庫移動表タイプ

まずは「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」の違いを押さえておくとよいでしょう。

単票タイプ

単票タイプは「商品ごと」に1枚の管理表を設けて、入出庫や在庫数を記録していく方式。

個別の食材ごとのトレースがしやすく、調理現場での確認もスムーズに行えます。

在庫移動表タイプ

一方、在庫移動表タイプは、「複数の食材や商品」をまとめて管理できるフォーマットです。

出庫・入庫・在庫残数が時系列で一覧になっていて、管理者が仕入れや在庫の全体像を把握するのに向いています。

3欄式・累積式・保管場所別

飲食店の規模や業態によって最適なテンプレートが変わりますので、以下を参考に自分のお店に合ったものを選びましょう。

3欄式

3欄式は、出庫・入庫・在庫残の3つの数値を明記する方式。小規模店舗や1日単位の記録にちょうどよい管理表です。

累積式在庫管理表

累積式は仕入れや消費のデータを蓄積していく方式で、過去の傾向を把握したいオーナー向け。在庫ロスや異常消費などの分析ができます。

保管場所別在庫表

保管場所別は、冷蔵・冷凍・常温といった保管場所ごとに整理する方式です。フードロス対策に役立つため、効率的な棚卸しができるようになります。

エクセル在庫管理表のテンプレート選定のコツ（無料がおすすめ）

有料ツールに頼らなくても、エクセルで十分に高機能な在庫管理ができます。

テンプレートを選ぶときには、使いやすさが最も重要なポイント。現場のスタッフが直感的に使える設計かどうかを確認してみてください。

エクセル飲食店在庫管理表（棚卸表）の作り方

エクセルで効果的な在庫管理表を作成するには、基本項目の設定と見やすいレイアウト作りが重要になってきます。ここでは実践的な作成方法を解説していきます。

• エクセル在庫管理表の基本項目
• 手書きより見やすい！簡単エクセル在庫管理表

1つずつ見ていきましょう。

エクセル在庫管理表の基本項目

エクセルで飲食店の在庫管理表を作成するときは、まず「基本項目」の設定が大切です。基本の項目が抜けていると、正確な管理や後の分析が難しくなってしまいます。

項目を整理することで、誰でも迷わず入力でき、在庫ロスや発注ミスを減らせます。さらに、テンプレートとして保存すれば、複数店舗への活用もスムーズになるでしょう。

手書きより見やすい！簡単エクセル在庫管理表

紙の棚卸表とは違い、エクセルの在庫管理表には次のメリットがあります。

1. 視認性が高い
2. 計算が自動化できる
3. データの蓄積と分析が簡単

テンプレートを利用すれば、初期設定は必要ありません。誰でも簡単に使い始められる点が魅力的ですね。

エクセル応用で在庫管理効率化する方法

基本的な在庫管理表から一歩進んで、エクセルの応用機能を活用してみましょう。さらに効率的な在庫管理が実現できます。

順に見ていきましょう。

エクセル関数で自動計算！飲食店棚卸表

在庫管理の効率化には、エクセルの関数を活用するのが効果的です。

たとえば、以下の関数がよく使われています。

• SUM関数：入庫や出庫の合計を計算
• IF関数：在庫が一定数以下の場合に、警告を表示
• VLOOKUP関数：商品コードから、商品名や単価を自動で参照

エクセル関数を使うことで、スタッフは数値の入力に集中でき、誤計算や確認の手間を削減できます。とくに複数店舗を管理している場合は、関数の活用によって大幅な時間短縮が期待できるでしょう。

エクセルマクロで在庫管理を自動化

エクセルマクロとは、エクセルでの作業を自動化する機能のことです。たとえば、以下の作業が「手動操作なし」で実行できます。

• ボタン1つで在庫の一覧を更新
• 入出庫のデータから在庫数を自動計算
• 特定条件でアラート（例：「在庫5以下で赤く表示」）を出す

マクロを組むことで、定期的な棚卸処理や報告書作成の自動化ができます。さらに、毎月末に在庫状況のスナップショットを自動保存したり、発注目安のレポートを自動生成してメールで送信することも可能です。

結果、管理者の負担を減らし、業務全体のスピードアップにつながります。

適正在庫管理とアラート機能の活用

適正在庫とは、過不足なく保つべき最適な在庫量のことです。過剰在庫は、食材のロスや保管コストを増やすことにつながってしまいますよね。反対に在庫不足は、機会損失を招いてしまいます。

エクセルでは、適正な在庫数を下回ったら色が変わる「条件付き書式」や、「IF関数」で発注必要表示の自動化がおすすめです。アラート機能を持たせることで、過剰在庫や在庫不足のリスクを回避できます。

適性な在庫管理、そしてアラート機能の活用によって現場での発注ミスを減らし、スムーズな在庫補充を実現できます。

エクセル在庫管理の運用フロー・3つのポイント

エクセルでの飲食店在庫管理は、「ただ表を作る」だけでは効果が薄いといえます。飲食店の在庫管理表は正しく運用して、継続的に見直すことが大切です。ここでは運用を成功させるための3つのポイントを解説します。

順に見ていきましょう。

1. 導入準備・初期設定

在庫管理を始める前に、まずは現在の棚卸方法を把握しましょう。そして問題点を洗い出します。どこでミスが起きやすいのか、ロスの原因は何なのかをはっきりさせることが大切です。

次に、在庫項目の整理を行います。管理したい食材・資材リストを作り、品目ごとに必要な情報（数量や仕入金額など）を整理してください。必要に応じて、品目コードや保管場所も設定していきます。

2. 日々の運用と棚卸し

導入後は、日々のデータ入力と定期的な棚卸しをルーティン化していきましょう。入庫・出庫の際は即時に記録することによって、リアルタイムで正確な在庫を把握できます。

週ごと・月ごとの棚卸しの際は、実際の在庫数とエクセルの数値を照らし合わせます。両者の数字に違いがあれば原因を調査して、入力ミスやロスを減らす方法を検討しましょう。

3. 定期的な見直しと改善

エクセル在庫管理は一度作ったら終わり、ではありません。運用しながら改善していくものです。

月に一度は運用状況を振り返り、改善点を洗い出すようにしましょう。たとえばどのような部分に入力ミスが多いか、発注の度合いは適正かなどを確認することが大切です。

同時に、スタッフへの教育継続も重要です。フォローアップ研修を行い、管理者のみならず店全体で運用ルールの共有と理解度向上を図っていきましょう。

エクセルで飲食店の在庫管理を効率化した事例

エクセルを活用して、飲食店の在庫管理を効率化した事例を3つ紹介します。あなたのお店に取り入れられるポイントがあればぜひ活用してください。

• 事例1. 分かりやすい飲食店棚卸表で作業効率化
• 事例2. 仕入れ・消費量の見える化でロス削減
• 事例3.アラート機能付き表で発注ミス防止

順に見ていきましょう。

事例1. 分かりやすい飲食店棚卸表で作業効率化

ある中規模レストランでは、手書きの棚卸表を使っていたため、毎回棚卸作業に時間がかかっていました。そこでエクセルでオリジナルの棚卸表を作成することに。

ポイントは「見やすさ」と「入力のしやすさ」です。品目ごとに色分けし、入力セルは数値のみを許可。棚卸数量が自動で集計されるように関数を組み込みました。

結果、棚卸作業の時間は従来の半分に短縮。誰もが見やすい表となり、入力ミスも大幅に減ってスタッフの負担軽減に成功しました。

事例2. 仕入れ・消費量の見える化でロス削減

別の居酒屋チェーンでは、エクセルで在庫管理と仕入れ記録を連動させて、消費量の見える化を実現しました。

仕入れデータと在庫の移り変わりをグラフ化して、週ごとに消費傾向を分析。仕入れのし過ぎや廃棄の原因を特定することで過剰在庫を減らし、食材ロスを約20%も削減できました。

在庫管理表の見える化によって、店長や仕入れ担当者はデータに基づいた発注判断ができるように。経費削減と利益向上につながった1例です。

事例3.アラート機能付き表で発注ミス防止

ある小規模カフェでは、エクセルの「条件付き書式」や関数を活用。「在庫が一定以下になると自動で色が変わる」アラート機能を使いました。

結果、発注が必要な食材を一目で確認できるようになり、スタッフの「発注忘れ」や「二重発注」を防げるようになりました。

一見シンプルな仕組みですが、運用面の負担を軽減し、常に適正在庫を保つことに成功しています。食材の欠品や、過剰在庫のトラブルが大幅に減ったそうです。

エクセル飲食店在庫管理のよくあるミスと対策

エクセルを使った飲食店の在庫管理はとても便利ですが、実は多くの店舗で共通するミスがあります。以下では、「よくあるミス」、そしてミスを防ぐための「具体的な対策」を紹介します。

まとめ

飲食店の在庫管理をエクセルで効率化することは「コスト削減」や「業務のスピードアップ」に直結します。

ヒューマンエラーを減らして効率的な運用ができるようになるでしょう。日々の運用と定期的な見直しを継続することで、長期的に安定した在庫管理が実現できるはずです。

今回の記事を参考に、エクセル在庫管理表を作成し、運用してみてください。食材ロスの削減と業務効率化によって、より安定した店舗運営を実現していきましょう。